Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare del trattamento

Schiavetta Trasporti S.R.L.
Viale Giovanni XXIII, 21 — 43015 Noceto (PR)
P.IVA / C.F. 01805810346 — REA PR - 179884
Email: info@schiavettatrasporti.it · PEC: schiavetta.maurizio@pec.it · Tel.

Il Titolare non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendone i presupposti di legge.

2. Tipologie di dati trattati

a) Dati forniti volontariamente nei moduli del sito (richiesta di preventivo, registrazione area clienti, area subvettori): ragione sociale o nome e cognome, email, telefono, indirizzi di ritiro e consegna, descrizione e caratteristiche della merce, date richieste, note libere.

b) Documenti e allegati caricati (ordini di trasporto, packing list, foto della merce, schede tecniche): possono contenere dati personali di referenti, mittenti e destinatari. Gli allegati sono destinati alla verifica manuale dell'ufficio logistico.

c) Dati tecnici di navigazione: indirizzo IP e dati minimi di funzionamento, trattati esclusivamente per la sicurezza del sito e la prevenzione di abusi (limitazione automatica delle richieste ripetute). Non vengono usati per identificare gli utenti né per profilazione.

d) Credenziali delle aree riservate (area clienti registrati e area subvettori): identificativi di accesso e dati di profilo, custoditi con tecniche di cifratura adeguate.

e) Dati di imprese di autotrasporto raccolti da fonti accessibili al pubblico, per la ricerca e la selezione di vettori a cui affidare trasporti: ragione sociale, partita IVA, recapiti aziendali (telefono, email, PEC), sito internet, sede e provincia di operatività. Le fonti sono il sito internet dell'impresa, gli elenchi e i registri camerali pubblici e l'archivio VIES dell'Unione Europea. Questi dati non vengono acquistati né ricevuti da terzi. Riguardano l'impresa in quanto tale; costituiscono dati personali quando l'impresa è una ditta individuale o quando il recapito è riferito a una persona fisica identificabile.

Il sito non è destinato a minori di 18 anni e i servizi offerti sono rivolti a imprese e operatori professionali.

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

Finalità	Base giuridica
Gestione della richiesta di preventivo, elaborazione della stima, ricontatto del richiedente e invio del preventivo scritto	Misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato (art. 6.1.b GDPR)
Esecuzione del contratto di trasporto e dei servizi richiesti, gestione operativa e amministrativa del rapporto	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR)
Adempimenti contabili, fiscali e di legge (incluse le normative di settore sull'autotrasporto)	Obbligo legale (art. 6.1.c GDPR)
Sicurezza del sito, prevenzione di abusi e accessi non autorizzati	Legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR)
Estrazione automatica dei dati da testi o file caricati volontariamente (funzione facoltativa "Importa", riservata ai clienti registrati)	Misure precontrattuali su richiesta dell'interessato (art. 6.1.b GDPR); la funzione si attiva solo su azione esplicita dell'utente
Lettura automatica delle comunicazioni con cui committenti e partner commerciali propongono al Titolare viaggi da eseguire, ed estrazione dei relativi dati operativi (luoghi, date, caratteristiche del carico), comprese le risposte alle quotazioni del Titolare	Legittimo interesse del Titolare a organizzare tempestivamente la propria attività di trasporto (art. 6.1.f GDPR), limitatamente ai messaggi che arrivano alla casella operativa dedicata al lavoro di trasporto
Risposta automatica alle richieste di trasporto ricevute via email: quotazione, oppure conferma della disponibilità al prezzo indicato dal richiedente, con eventuale schema indicativo del carico (punto 4)	Misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato (art. 6.1.b GDPR)
Gestione delle aree riservate (clienti e subvettori)	Esecuzione del contratto / misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR)
Ricerca e selezione di vettori a cui affidare trasporti, invito a qualificarsi come fornitore e valutazione dell'idoneità (dati della lettera e del punto 2)	Legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR) a individuare fornitori di trasporto idonei nelle aree in cui opera. L'interessato può opporsi in qualsiasi momento (art. 21 GDPR), anche con il collegamento presente in ogni comunicazione

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori (in particolare l'email nella richiesta di preventivo) è necessario per dare seguito alla richiesta: il mancato conferimento ne rende impossibile la gestione. Non viene svolta alcuna attività di marketing automatizzato, newsletter o profilazione.

Dati raccolti da fonti pubbliche (art. 14 GDPR). Quando i dati non sono forniti dall'interessato ma raccolti dalle fonti pubbliche indicate al punto 2, lettera e), la presente informativa vale come informativa ai sensi dell'art. 14 GDPR e viene richiamata, con il riepilogo dei suoi contenuti essenziali, già nella prima comunicazione inviata. Tali dati sono conservati per 24 mesi dall'ultimo contatto e poi cancellati, salvo che nel frattempo si instauri un rapporto contrattuale: in quel caso valgono i termini di conservazione previsti per i fornitori. In caso di opposizione il dato viene reso non contattabile immediatamente e non viene più utilizzato per alcuna comunicazione.

4. Modalità del trattamento e processi automatizzati

I dati sono trattati con strumenti informatici, da personale autorizzato e istruito, con misure di sicurezza adeguate (cifratura delle comunicazioni, controllo degli accessi, separazione tra area pubblica e area interna, copie di sicurezza).

Per finalità di assistenza tecnica, il personale interno autorizzato può accedere temporaneamente alla vista dell'area riservata dell'utente (clienti o subvettori). Tali accessi avvengono in modalità di sola consultazione salvo necessità, sono limitati nel tempo e vengono registrati in un apposito log (operatore, data e ora, account interessato), conservato in conformità al provvedimento del Garante sugli amministratori di sistema.

La stima preliminare mostrata dal preventivatore del sito è generata automaticamente, ma non costituisce una decisione automatizzata con effetti giuridici ai sensi dell'art. 22 GDPR: ha valore puramente indicativo, e il preventivo richiesto tramite il sito viene elaborato, verificato e inviato per iscritto da un operatore. Analogamente, la funzione facoltativa di estrazione automatica dei dati dai documenti è un ausilio alla compilazione: i dati estratti sono sempre rivisti dall'utente prima dell'invio.

Le funzioni di intelligenza artificiale del portale sono eseguite su elaboratori di proprietà del Titolare, gestiti direttamente, con modelli linguistici eseguiti localmente: i testi e i documenti elaborati non vengono trasmessi a fornitori esterni di intelligenza artificiale. Fa eccezione la funzione facoltativa di dettatura vocale nell'area riservata al personale, il cui riconoscimento è eseguito dal fornitore del browser in uso (punto 5). L'elenco completo delle funzioni di intelligenza artificiale e delle comunicazioni automatiche, con il loro stato attuale, è nella pagina Uso dell'intelligenza artificiale.

Il Titolare utilizza inoltre un sistema che legge automaticamente le comunicazioni con cui committenti e partner commerciali gli propongono viaggi da eseguire, e le risposte alle sue quotazioni, per ricavarne i dati operativi (luoghi, date, caratteristiche del carico, accettazione o meno del prezzo). La lettura riguarda i messaggi che arrivano alla casella operativa dedicata al lavoro di trasporto, esclude i messaggi che si dichiarano generati da sistemi automatici o inviati in massa e avviene su elaboratori del Titolare, senza trasmettere il testo a fornitori esterni.

Sulla base dei dati così ricavati, il sistema può rispondere automaticamente al richiedente, in coda alla sua email: con una quotazione, oppure con la conferma della disponibilità al prezzo da lui indicato quando questo non è inferiore a quello che il Titolare avrebbe chiesto. Per i trasporti su più mezzi può allegare uno schema indicativo del carico, consultabile anche tramite un collegamento personale valido 120 giorni, che non riporta prezzi. Il prezzo non è determinato da un sistema di intelligenza artificiale: è calcolato con regole predefinite a partire dal listino, dai parametri di costo e dallo storico dei viaggi. Le comunicazioni automatiche sono dichiarate come tali e non sono vincolanti: il trasporto si intende confermato solo con la successiva email di presa in carico, inviata dopo l'accettazione del prezzo da parte del richiedente. Il sistema non invia nulla, e lascia la pratica a un operatore, quando i dati sono incompleti o incoerenti, quando il mittente non è verificabile, quando la richiesta riguarda merci o servizi non ordinari e negli altri casi previsti dalle regole interne; non rifiuta mai una richiesta in modo automatico. Il richiedente può in ogni momento chiedere l'intervento di un operatore, esprimere il proprio punto di vista e contestare la quotazione, rispondendo alla comunicazione o scrivendo ai recapiti indicati al punto 1.

Altri passaggi avvengono in modo automatico secondo regole fisse, senza intelligenza artificiale: tra questi la scelta dei subvettori a cui inviare le richieste di disponibilità e la cifra loro proposta, i solleciti dei contratti con la registrazione dell'accettazione per esecuzione (art. 1327 c.c.), l'attivazione degli account dei subvettori invitati e le comunicazioni di stato dei trasporti. Sono descritti, con il loro stato attuale, nella pagina Uso dell'intelligenza artificiale; anche per questi l'interessato può chiedere l'intervento di un operatore, esprimere il proprio punto di vista e contestare l'esito.

5. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati, nei limiti delle finalità sopra indicate, a:

• personale interno autorizzato (uffici logistica e amministrazione);
• fornitori di servizi tecnici che agiscono quali responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR: provider di hosting del sito; Infomaniak Network SA (Svizzera) per l'area documenti condivisi;
• fornitore del browser utilizzato dal personale (per esempio Google per Chrome, Microsoft per Edge), limitatamente alla funzione facoltativa di dettatura vocale nell'area riservata: riceve l'audio della frase dettata per trasformarlo in testo;
• fornitori di servizi di geocodifica, calcolo del percorso e mappe: Mapbox, Inc. (Stati Uniti), che riceve il testo degli indirizzi digitati per suggerirli e, quando una pagina carica una mappa o calcola un percorso dal browser, l'indirizzo IP del visitatore; i servizi pubblici basati su OpenStreetMap (Nominatim; Photon di komoot, Germania) e openrouteservice (HeiGIT gGmbH, Germania), usati anche come ripiego dei server di calcolo del percorso del Titolare: ricevono gli indirizzi di ritiro e consegna inseriti, senza dati identificativi del richiedente;
• vettori e subvettori a cui il Titolare chiede la disponibilità o affida l'esecuzione del trasporto, limitatamente ai dati operativi necessari (indirizzi, referenti per il carico/scarico, caratteristiche della merce);
• consulenti del Titolare (amministrativi, fiscali, legali) e istituti assicurativi, ove necessario;
• autorità competenti, nei casi previsti dalla legge.

I dati personali non sono oggetto di diffusione né di vendita a terzi.

6. Trasferimenti extra UE

I dati risiedono di norma su server nell'Unione Europea. Fanno eccezione il trasferimento verso la Svizzera (Infomaniak), coperto da decisione di adeguatezza della Commissione Europea, e quello verso gli Stati Uniti degli indirizzi digitati e dei dati tecnici di navigazione a Mapbox, Inc. per suggerimenti, percorsi e mappe (punto 5). Le funzioni di intelligenza artificiale del portale sono eseguite su elaboratori del Titolare (punto 4). La dettatura vocale facoltativa nell'area riservata al personale può comportare un trasferimento verso il fornitore del browser in uso, anche fuori dall'Unione europea.

7. Tempi di conservazione

Il Titolare adotta un termine unico di conservazione di 10 anni dall'ultima interazione per le richieste di preventivo, i documenti allegati e i dati del rapporto commerciale. Il termine è stato determinato, in applicazione del principio di limitazione della conservazione (art. 5.1.e GDPR) e del principio di responsabilizzazione (art. 5.2 GDPR), sulla base dei seguenti criteri documentati:

• è allineato al termine di prescrizione ordinaria dei diritti (art. 2946 c.c.) e al termine di conservazione obbligatoria delle scritture e della corrispondenza commerciale (art. 2220 c.c.): preventivi, richieste e documenti possono essere necessari per la tutela dei diritti del Titolare e degli stessi interessati in caso di contestazioni;
• l'attività è rivolta a imprese e operatori professionali, con rapporti ricorrenti e pluriennali, in cui la richiesta di preventivo è parte della corrispondenza commerciale;
• i dati non sono utilizzati per marketing o profilazione: la conservazione ha natura documentale e gestionale, e lo storico dei viaggi serve anche come riferimento per il calcolo dei prezzi (punto 4);
• resta sempre salva la cancellazione anticipata su richiesta dell'interessato (si veda il punto 8).

Al termine dei 10 anni i dati identificativi vengono cancellati o resi anonimi. I dati resi anonimi (tratte, caratteristiche della merce, valori economici, senza alcun riferimento identificativo) possono essere conservati senza limiti di tempo per analisi statistiche e storico interno: non costituiscono più dati personali.

• dati tecnici di sicurezza (limitazione automatica delle richieste): massimo 30 giorni;
• account delle aree riservate: per la durata del rapporto e fino alla richiesta di cancellazione.

8. Diritti dell'interessato e cancellazione su richiesta

Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR, l'interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti di: accesso ai propri dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità, opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse.

Come funziona la cancellazione su richiesta. È sufficiente scrivere a info@schiavettatrasporti.it o alla PEC schiavetta.maurizio@pec.it dall'indirizzo email utilizzato nelle richieste (o allegando elementi che consentano di verificare l'identità). Il Titolare dispone di una procedura interna che individua tutte le richieste di preventivo e gli allegati riconducibili all'interessato e ne esegue la cancellazione o l'anonimizzazione, dandone conferma entro 30 giorni.

La cancellazione non può riguardare i dati che il Titolare è obbligato a conservare per legge (documenti contabili e fiscali, art. 17.3.b GDPR) o che siano necessari per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria (art. 17.3.e GDPR): in tali casi i dati vengono conservati per il solo tempo necessario e con accesso limitato.

Resta fermo il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

9. Dati non raccolti direttamente

Quando un cliente o un committente comunica al Titolare dati di soggetti terzi (ad esempio referenti per il carico o lo scarico, destinatari della merce), tali dati sono trattati per la sola esecuzione del trasporto, ai sensi dell'art. 14 GDPR: la presente informativa vale anche nei confronti di tali interessati.

10. Aggiornamenti

La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative o dei servizi. La versione pubblicata su questa pagina è quella vigente.

Ultimo aggiornamento: ottobre 2026.